Es besteht kein Zweifel: Unternehmen bewegen sich heute in einem äußerst schwierigen globalen Umfeld. Die politische und wirtschaftliche Unsicherheit ist nach wie vor groß, während sich aufgrund technologischer Entwicklungen und digitaler Disruption ganze Branchen rapide ändern. In einem hart umkämpften Markt entwickeln die Kunden immer höhere Ansprüche, was sie wollen und wie schnell.
Dies stellt Projektmanager natürlich vor große Herausforderungen. Um die hohen Erwartungen der Kunden zu erfüllen, müssen sie trotz enger Zeitrahmen und begrenzter Ressourcen qualitativ hochwertige Ergebnisse zeitnah liefern. Diese hochaktuelle wie anspruchsvolle Problemstellung beinhaltet jedoch auch eine mögliche Lösung.
Mithilfe von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) können Unternehmen eine digitale Belegschaft in ihren Betrieb integrieren, um so die größten Herausforderungen zu bewältigen und die Qualität und Effizienz ihrer Projekte zu optimieren. Allerdings ist es in diesem hoch anspruchsvollen und komplexen Umfeld unerlässlich, die Implementierung von RPA richtig zu handhaben, denn nur so können echte Vorteile realisiert werden.
Was leistet ein Roboter?
Um zu verstehen, wie RPA die Projektdurchführung verbessern kann, ist es hilfreich zu wissen, wie sie funktioniert. RPA ist eine hochmoderne Spitzentechnologie, mit deren Hilfe Software-„Roboter“ jegliche Interaktion eines Menschen mit einem vorhandenen System nachahmen können. Ein Großteil der RPA-Tools unterscheidet sich dabei von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz, also von Systemen, die Erfahrungen machen und daraus lernen können, um ihre Leistung beim Erledigen von zukünftigen Aufgaben zu verbessern.
Diese Technologie wird angesichts der immer größeren Datenmengen für Unternehmen unglaublich wertvoll. Zu den häufigsten Anwendungen für RPA gehören Dateneingabe, Datenverarbeitung, Systemintegration und die Erstellung digitaler Dokumente. Entscheidungsprozesse basieren heutzutage auf der Auswertung riesiger Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten. Solche Vorgänge sind manuell nur mit drastischem Ressourcen-Einsatz und daher so gut wie nicht mehr durchführbar.
Ihre neue digitale Belegschaft
RPA hilft Projektteams dadurch, dass Mitarbeiter entlastet werden, die sonst repetitive und zeitaufwändige Aufgaben erledigen müssen. Roboter übernehmen die Aufgaben, für die sie programmiert sind – konsistent und effizient. Sie vermeiden alle Fehler, die aufgrund menschlicher Unachtsamkeit vorkommen können. Wenn diese wiederkehrenden Aufgaben Robotern übertragen werden, können Projektteams mehr Jobs übernehmen, die höhere Anforderungen stellen, aber bislang aufgrund mangelnder Kapazitäten abgelehnt werden mussten oder zu kurz kamen.
Ein wesentlicher Vorteil von RPA ist, dass die Leistung in Zeiten hoher Nachfrage ohne Berücksichtigung von Faktoren wie Krankheit oder Urlaub skaliert werden kann. Im Wesentlichen stellt RPA eine agile digitale Belegschaft dar, die selbst in Zeiten hoher Nachfrage die benötigte Leistung abliefert.
Wertschätzung des Menschen
Die Integration von RPA in ein Team verändert natürlich die Rolle der menschlichen Mitarbeiter. Sobald die Teammitglieder von eintönigen Aufgaben befreit sind, können sie sich stattdessen auf das kreative, analytische und kritische Denken konzentrieren. Eben genau die Themen, die Roboter nicht beherrschen. Das bedeutet, dass Teams in die Lage versetzt werden, neue und verbesserte Antworten auf Kundenanforderungen zu finden und sogar neue Probleme zu identifizieren, die sie dann lösen können. RPA bietet Raum für neues Denken, was besonders in Zeiten, in denen sich Teams darauf konzentrieren, schwierige Aufgaben zu erfüllen, oft zu kurz kommt.
Projektteams können sich auch stärker auf Aufgaben konzentrieren, die emotionale Intelligenz erfordern. Dies ist eine entscheidende Komponente für die Wertschöpfung, da langfristige Kundenbeziehungen geschaffen und bewahrt werden können. Und, was noch wichtiger ist, RPA kann mehr Zeit und Ressourcen für Weiterbildung freisetzen, und so sicherstellen, dass Unternehmen auch in Zukunft die Wünsche und Bedürfnisse ihrer Kunden erfüllen.
Voraussichtliche Auswirkungen
Die maschinelle Prozessautomatisierung bietet erhebliche Vorteile. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit herauszufinden, wo Menschen den größten Mehrwert schaffen und dieses Angebot dann zu maximieren. Und gleichzeitig die Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu steigern.
RPA bietet außerdem neue und schnellere Möglichkeiten, Änderungen in einem umfassenderen, digitalen Transformations-Projekt durchzuführen. Roboter oder maschinelle Lösungen können als Zwischenlösung eingesetzt werden, während das Team an einer breiteren Systementwicklung arbeitet.
RPA kann allgemein bessere End-to-End-Ausführungszeiten, niedrigere Betriebskosten und einen höheren Return-on-Investment (ROI) bieten, da sich Projektteams dann auf höherwertige Arbeit (sprich auf Arbeiten mit einem höheren Wertschöpfungsfaktor) konzentrieren können. Angesichts der potenziellen Verbesserungen hinsichtlich des Umfangs und der Qualität der durchgeführten Projekte ist es nicht überraschend, dass solche technologischen Investitionen sich in gerade mal sechs bis neun Monaten amortisieren können.
Ein RPA-Fallbeispiel
Viele Unternehmen erkennen bereits jetzt die Vorteile von RPA. Angesichts steigender Anforderungen und saisonaler Spitzen stand ein führender Telekommunikationsanbieter vor großen Herausforderungen bei der Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs). Das Unternehmen identifizierte einen ineffizienten Prozess, bei dem Schlüsseldaten mehrerer Systemen manuell an ihr Ziel übertragen wurden.
Dieser Prozess erforderte wertvolle Vollzeitarbeit, was Ressourcen von der Beantwortung von Kundenanfragen abhielt. Das Fehlerrisiko war eine potenzielle Gefahr, und die Verfügbarkeit wertvoller Daten erfolgte nicht schnell genug. Mit der Verwendung von RPA konnten Systeme, die zuvor nicht miteinander interagierten, nahtlos zusammenarbeiten. Und durch den Wegfall der manuellen Tätigkeit konnten die Mitarbeiter sich sinnvolleren Aufgaben zuwenden – und hatten mehr Zeit für die überaus wichtigen Kunden-Services.
Mehr als nur neue Fähigkeiten: ein Kulturwandel
Die erfolgreiche Implementierung von RPA und die damit verbundene Realisierung wirtschaftlicher Vorteile für ein Unternehmen erfordert ein überlegtes Vorgehen. Bevor ein Transformationsprogramm in Angriff genommen wird, muss berücksichtigt werden, dass Roboter eine Veränderung in der Firmenkultur mit sich bringen und nicht nur einfach mehr oder andere Fähigkeiten einbringen.
Belegschaften haben durchaus Bedenken, wenn neue, „digitale Kollegen“ eingestellt werden sollen. Die Angst vor einer unfairen Konkurrenz, um den eigenen Arbeitsplatz und einem allgemeinen Stellenabbau kann bei den Mitarbeitern schnell aufkeimen. Besonders vor dem Hintergrund der aktuellen Diskussion in den Medien über die Themen Automatisierung und Abbau von Arbeitsplätzen. Andererseits kann auch die Befürchtung aufkommen, dass die Verwaltung von RPA-Systemen nur noch mehr Arbeit mit sich bringt, und in Zeiten, in denen Projektteams sowieso bereits überlastet sind, die Arbeitsbelastung eher vergrößert als verringert wird.
Angesichts der potenziellen Zurückhaltung bzw. des Widerstands der Mitarbeiter müssen Unternehmen eine sorgfältig durchdachte Strategie entwickeln, die sowohl die technische als auch die kulturelle Integration in die Firma und die Arbeitsorganisation umfasst.
Beginnen Sie ganz oben
Wie sieht die beste Vorgehensweise für die Implementierung von RPA aus? Erst einmal ist es entscheidend, die Unterstützung der Chefetage zu haben. Dazu muss sie überzeugt werden, dass diese bedeutende Veränderung in der alltäglichen Arbeitspraxis sinnvoll ist.
Holen Sie zuerst das gesamte Management ins Boot, einschließlich der IT und der Geschäftsführung. Alle, die eine wichtige Rolle dabei spielen können, sowohl zu ermitteln, wie das Geschäft die Technologie am besten nutzen kann, als auch dabei, den Veränderungsprozess anzuführen. Erwägen Sie auch die Ernennung eines Projektleiters für die Prozessautomatisierung. Dieser sorgt während des gesamten Transformationsprozesses für reibungslose und erfolgreiche Abläufe.
Auch ein RPA-Kompetenzzentrum kann von Anfang an als entscheidende Ressource dienen. Durch die Einrichtung eines solchen CoE (Center of Excellence) kann Ihr Unternehmen von einer Vielzahl an Vorteilen und Services profitieren, die eine schnelle und erfolgreiche Bereitstellung digitaler Arbeitskräfte ermöglicht. So lassen sich Standards bestimmen und implementieren, Freigabeprozesse und Abläufe definieren und es lässt sich sicherstellen, dass die relevanten Kompetenzen im gesamten Unternehmen verfügbar sind.
Fokus auf die Wertschöpfung
Unternehmen müssen von Anfang an die Bereiche identifizieren, in denen die Prozessautomatisierung die meisten Ressourcen einsparen und den größtmöglichen Mehrwert schaffen kann. Sie sollten auch darüber nachdenken, wie dies letztendlich der Projektabwicklung zugute kommt. Durch die Integration von RPA in die allgemeine Geschäftsstrategie kann ein maximaler ROI gewährleistet werden.
Bevor ein „Roboter“ gebaut oder eingerichtet wird, sollten Sie sich stets fragen: „Muss dieser Prozess vielleicht erst modelliert und optimiert werden, um sicherzustellen, dass die neue ‚Maschine‘ überhaupt effizient arbeiten und die besten Ergebnisse liefern kann?“
Denn die maschinelle Prozessautomatisierung löst nicht alle Probleme. Wenn der ursprüngliche Prozess nicht effizient ist, wirkt sich dies auch auf die Arbeitsergebnisse des Roboters und nachfolgende Prozesse aus. Sie müssen ebenfalls sicherstellen, dass automatisierte Prozesse robust und nachhaltig sind und dies auch bleiben, wenn sich zugrunde liegende Anwendungen oder Prozesse ändern.
Daher bietet die Implementierung von RPA auch die perfekte Gelegenheit, Prozesse und ganze Projekte im gesamten Unternehmen zu bewerten und zu verbessern, um zu gewährleisten, dass die Umstellung einen erheblichen und nachhaltigen Nutzen bringt.
Denken Sie an Ihre Mitarbeiter
Veränderungen können oft auf Angst und Misstrauen stoßen, insbesondere, wenn eine Transformation potenziell „belastende“ Änderungen mit sich bringt oder Konfliktpotenzial birgt. Es ist daher wichtig, die Mitarbeiter strategisch mit einzubeziehen, wobei der Schwerpunkt auf dem Thema Kommunikation liegt.
Erläutern Sie, wie die „digitale Belegschaft“ funktionieren wird, und heben Sie die Verbesserung der Wertschöpfung, die auf allen Ebenen eintreten kann, hervor. Umreißen Sie, welche Möglichkeiten es gibt, technische Kompetenzen und Soft Skills auf den neuesten Stand zu bringen und wie dies die Karriere der Mitarbeiter langfristig fördern kann. Eine frühzeitige Definition dieser Vorteile ist sowohl für das Unternehmen als auch für das Team, das die RPA implementiert, äußerst hilfreich. So kann sichergestellt werden, dass alle auf dieselbe Vision hinarbeiten.
Dieses Prinzip sollte vom Management-Team einheitlich kommuniziert werden. Denkbar ist die Ernennung von mehreren „Robot Champions“ im ganzen Unternehmen, die sowohl die Vorzüge der Technologie als auch die Dynamik der Projektteams begreifen können und ihren Kollegen somit helfen, die Vorteile von RPA zu verstehen.
Bildung, Bildung, Bildung
Das Thema Bildung, Information sowie Aus- und Weiterbildung muss im gesamten Prozess vorrangig behandelt werden. Unterrichten Sie die Mitarbeiter, wie sie mit den digitalen Mitarbeitern arbeiten und wie sie eingreifen können, wenn RPA eine Fehlermeldung (eine Abweichung) sendet. Nur durch die frühzeitige Vermittlung dieser Fähigkeiten können Unternehmen sicherstellen, dass sich ihre Mitarbeiter gut auf bevorstehende Veränderungen vorbereitet fühlen.
Auch ist es wichtig hervorzuheben, welche kreativen und entscheidungsrelevanten Fähigkeiten Teammitgliedern bei bestimmten Projekten künftig zugesprochen werden können. Wenn sie den Kontext der Technologie verstehen und wissen, wie diese ihren eigenen Wert steigern kann, werden Ihre Mitarbeiter viel eher bereit sein, Veränderungen anzunehmen und mitzutragen. So kann sichergestellt werden, dass die maschinelle Prozessautomatisierung zum Erfolg für Ihr Unternehmen wird.
Ein neues Modell für die Projektabwicklung
Das Management von Projekten ist heute schwieriger als je zuvor. Die maschinelle Prozessautomatisierung kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, die Anforderungen der Kunden zu erfüllen. Das Potenzial zur Verbesserung der Arbeitsqualität – und der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter – ist enorm. Veränderung muss mit Sorgfalt und Bedacht umgesetzt werden. Wenn Sie es richtig angehen, können Sie auch zukünftig mit den Anforderungen Ihrer Kunden Schritt halten, auch wenn diese immer anspruchsvoller werden.
